今回は、会議の空中戦を避ける方法について解説します。

空中戦が起こるのは、会議の参加者同士が、お互いの意見を文字や図などに基づいて議論するのではなく、口頭だけで行うからです。

空中戦では、頭に中に作り上げたイメージだけで議論を行いますが、当然それぞれのイメージにはギャップが生まれます。

空中戦を防ぐには、紙やスクリーンなどに議論の内容を文字や図などで書き物にして、それを元に議論する事が必要です。

ただし、議論の内容は時間が進むにともない少しずつ変化していくため、事前にまとめた資料だけでは、議論の内容とギャップが大きくなり、やがて空中戦と同じ事になってしまいます。

議論の内容を媒体で示すとしても、このような議論に進行に合わせた内容の変化にどのように合わせていくかが課題です。

議論の内容を記述する媒体には、

①紙(A4,A3)、②PC(プロジェクター)、③模造紙+ポストイットがあります。

①紙

PCで作成した資料を紙に印刷して各人が目で見て議論する方法です。極めて一般的な会議でごく普通に行われている方法です。

事前の準備が簡単です。議論の内容が予想でき、書いた内容から大きく結論が変わらないときには有効な方法です。

一般的な「報告」、「レビュー」など確認の色合いが濃い場合は紙での資料で充分です。

ただし、発散させる議論が必要な場合、この方法には無理があります。

②PC(プロジェクター)

PCとプロジェクターを使ってスクリーンに投影する方法です。

最近ではごく一般的な方法となりました。

プロジェクターを使ったイメージ共有の特徴は、議論の内容の変化にそったイメージの共有が可能な事です。

リアルタイムでイメージを共有するためには、リアルタイムでPCに入力しながら議論を進めることになります。

会議のリーダーが、議論をリードしながら、PCにリアルタイムで入力する事はPCの操作に慣れ、かつ議論に追随できるかなりの能力が前提になります。

また、議論のイメージを共有する事は、単に議事録を取ることとイコールではありません。PCでリアルタイムで議事録を記録するには、マイクロソフトのWORDかEXCELがよく使われるます。

議事録から内容をイメージするのは、それほど簡単ではありません。

最近、マインドマップをを用いるなどイメージ化の方法が進歩しています。

マインドマップは、リアルタイムで議事内容のイメージを共有する有力な方法です。

マインドマップを用いたイメージ共有の方法は改めて説明します。

③模造紙+ポストイット

アナログですが、リアルタイムに議論のイメージを表現する優れた方法です。

現在でも多用されています。

発散と収束を繰り返すような議論の場合では、特に有効です。

類似のポストイットを張り直すことで、項目を集約する事が非常に簡単に行えます。

ポストイットを使うことで、各人がごく自然に会議への参加する事になります。